Пояснювальна записка – це документ, який дозволяє працівникові пояснити свою відсутність на роботі чи інші непередбачені обставини, які можуть вплинути на його продуктивність. Написання пояснювальної записки – важлива навичка кожного працівника, оскільки він дозволяє підтвердити свою відповідальність і професіоналізм перед начальством.
Перше, що потрібно враховувати при написанні пояснювальної записки, – це її формат. Зазвичай такий документ пишеться у вільній формі, але при цьому мають бути зазначені всі необхідні дані, такі як ПІБ, посада та місце роботи. Також важливо врахувати, що пояснювальна записка має бути написана чітко та лаконічно, без зайвих деталей та емоцій.
Друге, що слід врахувати під час написання пояснювальної записки – це її зміст. Важливо надати об'єктивну інформацію щодо причин відсутності на роботі або інших непередбачених обставин. Необхідно бути чесним і точним у своїх поясненнях, щоб уникнути непорозумінь та негативних наслідків. Крім того, в записці можна запропонувати свої рекомендації або варіанти вирішення ситуації, що може показати вашу відповідальність та ініціативу.
Написання пояснювальної записки – це важлива навичка, яка допоможе вам підтвердити свою професійність та надійність перед начальством. Дотримання формату та змісту документа, а також чіткість та лаконічність його написання – ключові моменти, які слід врахувати. Володіння цією навичкою допоможе вам успішно справлятися з будь-якими непередбаченими ситуаціями на роботі та зберігати свою репутацію.
| Крок | Дія | Опис |
|---|---|---|
| 1 | Визначте мету | Визначте, навіщо вам необхідно написати пояснювальну записку. Ясно сформулюйте мету та основну ідею документа. |
| 2 | Складіть план | Розбийте пояснювальну записку на логічні частини. Напишіть короткий план, який допоможе вам організувати свої думки та структурувати інформацію. |
| 3 | Напишіть вступ | Введення має привернути увагу читача та ясно пояснити причину написання пояснювальної записки. Розкажіть коротко про контекст та надайте загальну інформацію. |
| 4 | Опишіть суть проблеми | Розкрийте основну проблему, з якою ви зіткнулися, та поясніть її деталі. Вкажіть на причини виникнення проблеми та її вплив на роботу чи процеси. |
| 5 | Запропонуйте рішення | Запропонуйте конкретне вирішення проблеми або кілька варіантів вирішення. Обґрунтуйте свій вибір та поясніть, які переваги приведе реалізація запропонованого рішення. |
| 6 | Розгляньте можливі проблеми та ризики | Проаналізуйте можливі проблеми, які можуть виникнути під час реалізації запропонованого рішення, а також пов'язані з цим ризики. Запропонуйте плани дій щодо усунення або зниження цих ризиків. |
| 7 | Висновок | У висновку підсумуйте і повторіть основні моменти, щоб переконатися, що ваша пропозиція зрозуміла і доступна для читача. Укладіть пояснювальну записку підписом та датою. |
| 8 | Надішліть пояснювальну записку | Перед відправкою пояснювальної записки переконайтеся, що ви перевірили її на помилки та помилки. Надішліть документ потрібним особам або розмістіть його у відповідному місці. |
Опишіть причини, з яких ви скоїли порушення трудової дисципліни і чому ви вважаєте себе невинним. Це необов'язкова частина, але практично працівники просять не застосовувати до них дисциплінарне стягнення.Зафіксуйте назву звернення – "пояснювальна". Також вкажіть дату та місце складання документа.
Роз'яснювальна записка необхідна роботодавцю для того, щоб застосувати до працівника, що провинився, дисциплінарне стягнення.
Вкажіть автора пояснювальній — повністю напишіть своє прізвище, ім'я, по батькові та посаду. Назва документу – "пояснювальна». У деяких випадках можна вказати місце складання документа. Іноді це важливо — наприклад, якщо працівник перебуває на лікарняному та пише пояснювальну не на робочому місці, а вдома.